Trouver le bon système ERP pour les agences

Un logiciel hautement qualifié pour le système ERP de planification des ressources d'entreprise soutient les agences et les entreprises commerciales dans leur contrôle ciblé de tous les processus commerciaux.

Trouver le bon système ERP

Les agences travaillent à plein régime tous les jours. Ils sont des intermédiaires entre les clients et les concessionnaires, les clients et les entrepreneurs. Les agences jouent le rôle d'interfaces. Vous vous occupez d'entreprises partenaires dans diverses formes de marketing : marketing numérique, marketing Internet, stratégies de marketing en ligne et formes de traitement similaires. Afin de mener à bien ces processus et d'autres tâches, ils ont besoin d'un système très efficace qui couvre tous les domaines de travail. Les premiers systèmes ERP ont été lancés il y a 25 ans. Aujourd'hui, en tant que solution informatique hautement développée, ils assistent des milliers d'entreprises dans le monde entier dans leur travail quotidien dans tous les domaines importants. De nombreuses agences bénéficient déjà énormément de l'utilisation du système ERP pour les agences dans une grande partie de leur environnement de travail.

Qu’est-ce que le système ERP exactement ?

Le système ERP est une solution logicielle qui aide les agences et les entreprises de tous types et secteurs à organiser, structurer et automatiser leurs flux de travail et de nombreux processus. Le logiciel ERP propose de nombreuses automatisations dans les domaines suivants :

  • gestion de projet
  • Commercialisation, Ventes
  • chaîne d'approvisionnement
  • Gestion des biens et matériaux
  • Entrepôt, logistique et achats
  • Personnel / Ressources Humaines
  • Comptabilité et finance, contrôle de gestion
  • Gestion de la relation client (CRM)

Une bonne gestion de la clientèle est essentielle à la survie de chaque agence et de chaque entreprise. Par conséquent, de nombreuses entreprises voient leur bouée de sauvetage dans le système ERP via le logiciel de gestion de la relation client (CRM) intégrable.

Que peut faire le logiciel CRM ?

Un logiciel CRM est un système de blocs de construction informatique adaptable qui est disponible pour les utilisateurs via des interfaces ERP. Le logiciel CRM couvre de nombreux domaines, dont les agences utilisent principalement ces applications :

  • Planification
  • buts
  • projets
  • Exchange.Sync
  • carte géographique
  • billet
  • appartement

De plus, le logiciel CRM offre de nombreux autres éléments. Le choix de ceux-ci par une agence dépend de la structure de travail individuelle de chaque agence et de chaque entreprise. Le logiciel CRM fonctionne de manière fiable et compétente avec le système ERP pour les agences.

Le développement du système ERP de la première utilisation à aujourd’hui

Au début de l'ère des ERP, ce système était principalement utilisé dans les grandes entreprises. Il propose désormais de nombreux modules qui le rendent également intéressant pour les petites entreprises et les agences. Les systèmes logiciels ERP offrent à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, un programme de base de données complet avec d'innombrables fonctions économiquement rentables et utiles.

Voici comment les agences trouvent le bon système ERP

Les processus de travail de nombreuses agences et entreprises diffèrent à bien des égards. Les agences utilisent donc des solutions ERP sur mesure qui répondent aux besoins propres de leur entreprise. Les secteurs économiques sont très différents les uns des autres. Certains domaines de responsabilité, comme les ressources humaines avec comme support EASEXPERT RH UN EXPERT RH DANS VOTRE POCHE, se retrouvent dans toutes les entreprises. Les systèmes ERP proposent des solutions modulaires qui s'adaptent aux agences / entreprises, et non l'inverse. C'est l'avantage décisif par rapport aux autres systèmes logiciels. Il est donc nécessaire de se poser quelques questions avant d'utiliser l'ERP. Cinq questions importantes que les agences qui souhaitent utiliser le système ERP doivent se poser :

1. Dans quels domaines voulons-nous utiliser l'ERP ? Toutes les zones du système doivent-elles être utilisées ?
2. Quels et combien d'employés doivent avoir un accès partagé ?
3. Quels objectifs poursuivons-nous avec l'utilisation des systèmes ERP ?
4. Tous les domaines de l'entreprise doivent-ils être mis en réseau (actuellement uniquement possible avec l'ERP) ?
5. Quels avantages l'ERP apporte-t-il au monde du travail des agences ?

Pour que les entreprises puissent trouver les bonnes réponses et faire leur choix dans le cadre des solutions ERP, chaque entrepreneur doit savoir comment fonctionne l'ERP, comment il peut être utilisé et quels sont ses avantages et ses inconvénients.

Quel est l’objectif principal d’un système ERP et comment fonctionne ce système moderne ?

L'objectif principal lors de l'introduction de l'ERP était et est toujours de connecter et de résumer les différents flux de travail et les différents processus métier en un seul endroit. La plupart des étapes de travail sont ainsi considérablement simplifiées et largement automatisées. La collecte des données ainsi que l'intégration des processus s'effectuent dans un seul système au lieu de plusieurs applications souvent incompatibles.

Tous les employés autorisés par l'employeur y ont accès. Cela s'applique également aux filiales, qui peuvent être facilement intégrées dans le système ERP. Les méthodes de travail plus longues et fastidieuses sont réduites ou complètement évitées grâce à l'utilisation de cette solution logicielle moderne. L'organisation de tous les processus opérationnels est unifiée par l'ERP. De cette façon, une prolifération de données et de processus dans divers domaines des agences est définitivement évitée. Le logiciel couvre tous les domaines d'activité énumérés ci-dessous :

  • Gestion uniforme des documents (bureau sans papier),
  • planification et contrôle des processus,
  • gestion des données des employés,
  • Gestion des données de référence,
  • Gestion des données produits/ services ,
  • gestion de projet,
  • planification des coûts / gestion financière,
  • la gestion de la relation client (CRM),
  • Détermination des besoins et achat des matériaux
  • planification de la main-d'œuvre .

Les agences qui utilisent le système ERP peuvent s'attendre à un autre avantage. L'ERP simplifie la communication d'entreprise et aide à la traiter plus efficacement. Les procédures et les processus d'un système ERP pour les entreprises manufacturières ne sont souvent pas très différents de ceux qui sont conçus pour une agence.

Les avantages du cloud ERP sont si étendus qu'il n'y a pratiquement aucun argument pour les agences contre le système ERP. Un seul avantage majeur du système suffit à vous décider en faveur de l'ERP : le même niveau d'information pour tous les collaborateurs à tout moment.

Que peut faire l'ERP cloud pour les agences ?

Il suffit de quelques mots pour décrire comment le travail quotidien des agences dans l'environnement du système ERP s'améliore. L'ERP se distingue avant tout par les cinq avantages suivants, qui constituent la base commune d'un travail efficace :

1. Stockage central des données,
2. Gain de temps (grâce à l'automatisation),
3. Gain de temps et de coûts (éventuellement moins d'employés (alternativement, d'autres tâches, moins de postes de travail et moins de systèmes sont nécessaires),
4. Mobilité ( travail indépendant du lieu possible, même au bureau à domicile ),
5. Fiabilité maximale (environnement système stable),
haute sécurité des données.

Travail de première classe ou traitement rapide ? – Ne plus avoir à prendre de décision avec l'ERP

Des résultats de travail de première classe étaient la priorité absolue dans de nombreuses entreprises. Aujourd'hui, à l'ère avancée de la numérisation, réagir au marché à la vitesse de l'éclair est primordial. Les entrepreneurs laissent parfois 'cinq être faciles' afin d'envoyer rapidement la réponse par e-mail au client important ou de livrer la présentation aujourd'hui au lieu de trois jours. Les agences le savent : la concurrence est féroce et, c'est bien connu, elle ne dort jamais. Ceux qui réagissent rapidement ont un net avantage.

Les agences utilisant le système ERP n'ont pas à prendre de décision. Ils réagissent rapidement et offrent toujours une qualité de première classe. Cela se traduit à long terme par des relations positives et nouvelles avec les clients. Grâce à l'intégration de cette solution commerciale, les agences réagissent rapidement aux situations changeantes du marché. Aujourd'hui, ceux-ci peuvent changer d'un jour à l'autre. Un nouveau concurrent, un produit qui inonde le marché ou des fluctuations de prix ne sont que quelques-uns des éléments qui perturbent la vie professionnelle en agence. Avec le système ERP comme partenaire numérique, ces scénarios impopulaires appartiennent au passé. De plus, les agences sont plus réactives à la demande générale.

Les activités ERP les plus importantes et leurs avantages

La liste des avantages d'un logiciel d'agence ERP est longue. De nombreuses agences avaient exactement besoin de cette solution pour porter le succès de leur agence à un niveau supérieur. Les utilisateurs font la distinction entre les avantages pour l'ensemble de l'agence et les différents départements ou équipes.

Des avantages pour toute l’agence

  • Système central de données : contrôle automatisé et simplification à l'échelle de l'entreprise,
  • augmentation de l'efficacité et de la productivité,
  • Transparence dans la répartition des tâches et le transfert des fonctions,
  • Réaction rapide aux appels d'offres et demandes de renseignements,
  • Fort avantage concurrentiel sur la concurrence,
  • Forte capacité d'adaptation (évolutions de l'entreprise, évolutions du marché),
  • Évaluations sur simple pression d'un bouton, accès rapide aux chiffres clés,
  • Échange rapide de données et d'informations,
  • haute fiabilité et transparence des processus,
  • Mise en réseau sans effort des agences / entreprises avec toutes les succursales.

Les équipes individuelles des agences bénéficient également de la vue d'ensemble d'un système ERP établi par des experts. Le logiciel d'agence offre à chaque service et à chaque équipe des avantages indéniables :

  • Contrôle et planification optimisés des ressources, telles que le matériel et le personnel,
  • Clarté et transparence dans les processus commerciaux internes à l'entreprise,
  • Réagir avec souplesse aux nouveaux besoins et tendances des clients,
  • compétitivité mondiale en termes de qualité, de rapidité et de prix,
  • Simplification des processus internes et amélioration de la collaboration entre plusieurs équipes ou départements,
  • Aperçu actuel du développement des affaires.

Amélioration de la rentabilité grâce à l’utilisation de l’ERP

Lors de la recherche du bon système ERP, il faut regarder la rentabilité de l'agence. Cela s'améliore considérablement grâce à l'utilisation de ce logiciel d'agence. Avec l'utilisation du logiciel ERP, tous les processus commerciaux peuvent être cartographiés automatiquement. Le système exécute ainsi une grande partie des tâches quotidiennes de manière entièrement automatique. Cela conduit à de nombreux effets positifs, tels que

  • un gain de temps
  • un travail plus rapide et plus efficace
  • Diminution du taux d'erreur grâce à l'automatisation des workflows
  • plus grande satisfaction client

Les gains de temps considérables donnent au personnel et aux superviseurs plus de capacité pour d'autres tâches, telles que l'acquisition de clients, de nouvelles commandes ou des tâches essentielles importantes. Au fil du temps, cela se reflète clairement dans les ventes et la rentabilité des agences / entreprises.

La décision : système ERP classique ou système ERP moderne ?

Quiconque examine de plus près la mise en place d'un logiciel ERP dans son entreprise est rapidement confronté à la question de savoir quel système ERP convient à son agence. Une distinction importante est faite entre le système ERP classique et le système ERP moderne. Aujourd'hui, la plupart des entreprises optent pour la variante moderne.

Les différences:

Avec les premiers systèmes ERP classiques, les divisions individuelles étaient développées séparément, ce qui entraînait une grande accumulation de solutions isolées. L'échange d'informations entre les différents domaines était plutôt médiocre. Chaque département tenait sa propre base de données. Des interfaces personnalisées pour la mise en réseau manquaient parfois. La grande importance du commerce électronique et l'Internet dans le monde signifiait que de plus en plus de modules étaient intégrés dans les ERP, tels que la gestion de la relation client (logiciel CRM) ou la gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM). Les agences ont besoin de ce dernier moins fréquemment que les concessionnaires et les fournisseurs. Au moins depuis l'introduction de ces modules, l'échange de données entre tous les domaines ERP intégrés fonctionne en temps réel. L'éventail des fonctions ERP ne cesse de s'élargir.

Cela nous amène au système ERP moderne, qui est utilisé dans presque toutes les entreprises qui utilisent ERP aujourd'hui. L'échange de données relatives à la sécurité, comme dans les transactions de paiement électroniques, devient une affaire à faible risque via des interfaces modernes.

ERP vs système de gestion de contenu (CMS)

Les agences et les entreprises qui ne connaissent pas encore l'ERP aiment utiliser un CMS, un pur système de gestion de contenu . Cependant, le CMS ne délivre que du contenu éditorial , alors que l'ERP délivre des données d'entreprise structurées. Certains entrepreneurs qui équipent leur entreprise de solutions logicielles modernes se demandent à l'avance s'il s'agit de CMS ou d'ERP. La réponse est déjà faite en principe. CMS et ERP sont deux systèmes complètement différents qui fonctionnent indépendamment l'un de l'autre. En raison de ses diverses possibilités d'application et d'intégration, l'ERP est devenu une solution logicielle presque indispensable pour la gestion d'entreprise moderne.

Spéciaux de l’agence avec ERP

Bien que les bases des fonctions ERP soient les mêmes dans chaque entreprise, chacun travaille différemment. Les agences font parfois face à des défis différents de ceux des entreprises industrielles. Les fournisseurs de logiciels ERP en tiennent également compte. Le logiciel de l'agence ERP propose des solutions sur mesure. Les fonctions d'agence les plus importantes qui convainquent :

  • Logiciel CRM intégré - tel que décrit (tous les contacts clients en un coup d'œil),
  • Facturation inter-sociétés possible (la solution internationale),
  • gestion professionnelle des leads : opportunité marketing,
  • Budgets de projet toujours en vue (enregistrement du temps, enregistrement des dépenses et enregistrement des coûts toujours en temps réel) ; effectuée par des employés et des tiers via une saisie autonome et est également possible via des applications spéciales),
  • Convivialité : prise en main intuitive pour chaque collaborateur de tous les secteurs de l'agence,
  • Stratégies d'approbation sur mesure : flux de travail préconfigurés mais modifiables de manière flexible dans les domaines des ventes, des achats et de la comptabilité financière,
  • Gestion des ressources : utilisable en interne et en externe,
  • application individuelle mobile indépendante du terminal,
  • UX : présentation personnalisée selon les différentes tâches.

Pour les agences, il existe le logiciel d'agence tout-en-un spécial ERP, qui soutient et soulage de manière décisive à la fois la gestion de la qualité et les ventes.

Avec ces faits à portée de main, les agences utilisent une solution logicielle sur mesure sur tous les sites. Grâce à ce projet de bout en bout et à la planification des ressources, du lead à la facturation, les propriétaires d'agence et les employés ont toujours une vue d'ensemble de l'état actuel. Le système ERP pour les agences économise non seulement des chemins, mais également de nombreuses réunions chronophages.

L’ERP au quotidien

Des connaissances et des faits solides sont une bonne chose pour acquérir des connaissances sur les avantages d'un système ERP. L'application dans la pratique est autre chose. Les exemples suivants montrent comment le système ERP fonctionne au quotidien :

Traitement agile du travail via des tableaux de gestion des tâches dans les agences

Dans le cadre de la solution ERP, différentes cartes numériques sont disponibles pour gérer les différentes tâches. Quelle que soit la méthode agile utilisée, les boards peuvent être choisis librement selon les souhaits des agences. Cela fonctionne avec le Kanban, Scrum ou les méthodes de travail propres à l'entreprise. De nombreux éléments de la zone du système ERP, tels que les rendez-vous, les contacts, les lots de travail ou les tickets, peuvent être ancrés directement sur votre propre tableau. De cette façon, chaque employé et propriétaire d'agence peut réagir à de nouvelles tâches ou planifier des écarts.

Saisie du temps et facturation avec le système ERP pour les agences

Les agences sont souvent confrontées aux mêmes problèmes. La facturation globale des prestations ressemble souvent à un vœu pieux. La réalité est différente. Par conséquent, les marges sont souvent trop faibles. L'enregistrement du temps conçu de manière intuitive avec l'ERP permet aux employés de réserver plus facilement leurs temps. Cela fonctionne à la fois via une application Web, avec le smartphone, sur le PC de bureau et même au bureau à domicile. Quelle que soit la méthode d'enregistrement, les temps enregistrés peuvent être vérifiés et contresignés à tout moment via des rapports d'activité générés automatiquement, tant en interne que chez le client. En retour, les propriétaires d'agences utilisent cette option d'enregistrement pratique pour constater le succès de leur agence et savoir où d'autres peuvent être facturés à l'avenir.

Système de tickets pour les clients

Tout le monde connaît le problème de la boîte aux lettres qui déborde. Cela devient vite confus, surtout lorsque plusieurs collègues accèdent à la même boîte aux lettres. C'est donc ennuyeux lorsqu'une demande client est perdue ou, dans le pire des cas, qu'une commande lucrative n'est pas exécutée. Les demandes peuvent être canalisées et traitées efficacement via un système de tickets en tant que module ERP. De cette manière, les demandes peuvent être directement attribuées au bon processeur. Le ticket peut être trouvé rapidement et lié au tableau correspondant. Cela améliore la communication d'entreprise avec moins d'effort.

Ces trois exemples de travail, qui sont contrôlés en plus d'un grand nombre de flux de processus via le système ERP pour agences, montrent clairement comment les agences et les entreprises peuvent augmenter leur succès avec l'intégration ERP dans leur environnement informatique.

Le bémol : Les quelques inconvénients de l’ERP

Le système ERP est désormais considéré comme une panacée pour de nombreuses agences et entreprises. Les nombreux avantages sous-tendent la popularité du système. Mais si vous envisagez d'acheter une telle option logicielle, vous devez également connaître les inconvénients. Avant d'introduire l'ERP dans leur propre agence, les parties intéressées doivent réfléchir aux exigences internes de l'agence et aux fonctions nécessaires. Celles-ci peuvent ensuite être intégrées précisément. Sinon, les coûts seront rapidement surprenants. Les inconvénients en un coup d'œil :

  • Problèmes possibles avec l'intégration du logiciel CRM (même si cela a fonctionné plusieurs fois) 
  • Sélection accidentelle d'un système qui n'est pas convivial (les systèmes ERP actuellement sur le marché ont des qualités différentes en termes de convivialité)
  • coûts élevés possibles en raison d'une quantité de travail non planifiée lors de la mise en œuvre du système
  • facteur de coût accru en ce qui concerne les travaux de maintenance
  • Individualisation et formation régulière

Les utilisateurs connaissent également ces inconvénients d'autres solutions système. Ceux-ci ne doivent donc pas avoir un effet dissuasif, car les avantages l'emportent sur les inconvénients.

Conclusion

L'achat d'un système ERP n'est pas une entreprise facile. Cependant, si vous traitez intensivement les faits à l'avance, vous comprendrez comment l'intégration de l'ERP dans votre propre agence peut réussir. De plus, il est nécessaire de toute façon d'obtenir les conseils appropriés d'un spécialiste. Les agences ont également de nombreux contacts. Des amis commerciaux utilisent peut-être déjà de tels modules ERP. Même les bons clients aiment donner des pourboires. Ici, vous avez la possibilité de jeter un œil aux applications dans la pratique.

Une autre possibilité consiste en des versions de démonstration, que des fournisseurs de services ERP sélectionnés se feront un plaisir de fournir pendant un certain temps avant d'utiliser réellement le système. Avec le choix du bon système ERP, le travail quotidien dans les agences s'améliore sensiblement. Les économies de temps et d'argent réalisées grâce à l'utilisation à long terme du système ERP l'emportent sur les coûts de mise en œuvre éventuellement un peu plus élevés. Cependant, le plus grand succès est obtenu par les agences et les entreprises qui optent pour une combinaison du système ERP pour les agences, du logiciel CRM et du CMS.

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