Qu’est-ce qu’un contrat de maintenance informatique et à quoi sert-il ?

Les outils informatiques sont désormais inclus dans le quotidien des entreprises. Ils apportent une rapidité et une efficacité impossibles avec le traitement manuellement. Toute organisation a donc intérêt à avoir un parc informatique en bon état. C’est pour cette raison que les entreprises ont recours à des prestataires informatiques pour l’entretien de leur parc informatique. Le contrat de maintenance informatique est la convention par laquelle le prestataire informatique et le client s’engagent l’un envers l’autre. Cet article vous dit tout sur ce contrat de prestation de service.

Le contrat de maintenance informatique, qu’est-ce que c’est ?

Le contrat de maintenance désigne une convention par laquelle un prestataire informatique s’engage à entretenir le parc informatique de son client contre une rémunération. La maintenance désigne toutes les actions de réparation, dépannage, révision, contrôle, vérification et amélioration des équipements matériels comme logiciels. La majorité des entreprises externalisent la maintenance de leurs parcs informatiques, surtout à cause du coût. Pour en savoir plus sur les contrats de maintenance informatique, il faut se rapprocher des professionnels.

Cependant, vous pouvez déjà retenir que ce contrat permet de sécuriser la relation entre le client et le prestataire informatique. Chacune des deux parties a tout intérêt à ce que cette relation d’affaires soit formalisée via un contrat. Le contrat de maintenance informatique permet au client d’exprimer explicitement ses attentes du prestataire ainsi que la somme d’argent qui lui sera payée. Cette convention peut également prévoir des garanties et obligations à respecter par le prestataire. Elle est jointe à un cahier de charges qui précise ce que le client attend de l’informaticien.

Ce contrat est aussi important pour le prestataire de services informatiques. Il lui permet de définir clairement les obligations qu’il s’engage à respecter et la rémunération qu’il demande en échange. Le contrat de maintenance sert à limiter les risques et à sécuriser les relations entre les deux parties engagées.

Quelles obligations sont liées au contrat de maintenance informatique ?

La signature d’un contrat de maintenance informatique engage chacune des parties vis-à-vis de l’autre.

Les obligations du prestataire informatique

Le prestataire a plusieurs obligations qu’il est tenu de respecter. Ses missions principales sont la gestion du service informatique, l’hébergement des données, la mise à jour des logiciels, l’installation de nouveaux postes, la gestion des sauvegardes, etc. Pour les mener à bien et en accord avec les besoins du client, il est tenu d’un devoir d’information. Il s’agit de l’obligation :

• de prendre connaissance des besoins du client ;
• de l’informer de tout ce qui pourrait être utile à la maintenance de son matériel informatique ;
• de proposer une solution adaptée aux problèmes relevés ;
• d’avertir le client sur les limites éventuelles de chaque solution qui lui est proposée.

L’obligation d’information lorsqu’elle n’est pas respectée peut engager la responsabilité contractuelle du prestataire. Ce dernier est aussi tenu à une obligation de moyens (et non de résultat). Les aléas de la maintenance sont très importants. Le contrat vous engage donc à tout faire pour bien exécuter votre prestation.

Les obligations du client

L’obligation principale du client est de payer le montant convenu pour la prestation informatique dans le contrat. Aussi est-il tenu de collaborer. Cette obligation résulte de l’obligation d’information du prestataire. Le client doit expliquer ses besoins le plus clairement possible. Pour cela, il doit prendre soin de bien réaliser le cahier de charges.

Il doit également mettre le prestataire dans les conditions optimales pour bien réaliser ses prestations. Le client doit aussi se rendre disponible pour fournir les informations complémentaires dont le maintenancier pourrait avoir besoin. Il faut l’informer des précédentes opérations de maintenance et lui transmettre les données du fabricant du matériel informatique. Les obligations du client comme celles du prestataire doivent être mentionnées dans le contrat afin d’éviter tout litige.

Comment bien rédiger un contrat de maintenance informatique ?

Nombreuses sont les obligations qu’implique le contrat de maintenance informatique, surtout pour le prestataire. Il est donc important d’apporter un soin particulier à sa rédaction. Certaines mentions doivent obligatoirement apparaitre dans ce document. Il s’agit de :

• la désignation des deux parties (nom, adresse, numéro Siret…) ;
• l’objet du contrat, c’est-à-dire son type et une description des opérations à réaliser ainsi que leur fréquence ;
• la durée du contrat ;
• le prix de la maintenance ;
• les modalités de paiement ;
• les obligations du client ;
• les obligations du prestataire de services informatiques ;
• la résolution des conflits.

La clause de résiliation doit aussi figurer dans le contrat de maintenance informatique. D’autres clauses peuvent être ajoutées comme la clause de confidentialité, de recette, de propriété, et d’exploitation de données. Il existe des modèles de contrat de prestation de service sur Internet que vous pouvez télécharger et utiliser comme source d’inspiration.