Quelles astuces pour se protéger contre les défauts de paiement des clients ?

Les retards de paiement et les impayés sont des situations fâcheuses pour toutes les entreprises. Ils mettent en difficulté la trésorerie et peuvent causer rapidement la faillite. Il urge donc de prendre des dispositions nécessaires pour atténuer leurs effets ou au mieux les éviter. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe plusieurs solutions à mettre en œuvre pour un recouvrement des factures dans le délai. Voici donc quelques astuces à mettre en place pour éviter les retards de paiement et se protéger contre les impayés.

En amont, s’assurer de la solvabilité des clients

S’assurer de la solvabilité des clients est la première étape pour éviter les impayés ou les retards de paiement. Si par le passé, un client n’a pas respecté les échéances, il est évident que la même situation se répète. C’est pourquoi le premier travail est d’analyser le risque client pour mesurer la solvabilité de chacun. Cette tâche consiste à mettre dans un fichier tous vos clients que vous savez capables d’honorer leurs engagements.

Pour analyser la solvabilité de vos clients, vous avez besoin de certaines informations comme leur santé financière et leur rentabilité commerciale. Les renseignements comme le montant du capital, la longévité de la société sont également utiles. Ce travail est important non seulement pour les anciens clients, mais aussi pour les prospects.

En ce qui concerne les clients identifiés comme étant à risque, il est essentiel de prendre des mesures idoines. Ces derniers doivent faire l’objet d’une attention particulière.

En aval, bien gérer les relances

Lorsque vous facturez un client, ce n’est pas parce qu’il est solvable que vous ne devez pas le relancer. En effet, un client qui ne règle pas sa facture jusqu’au-delà du délai de paiement convenu est considéré comme étant en retard. Vous devez donc lui envoyer une lettre de relance. La gestion des relances est vraiment capitale dans le processus de recouvrement des créances clients.

Quand vous relancez un client, vous lui montrez par là que vous attendez le paiement de sa facture et que vous comptez dessus. Par ailleurs, certains clients par manque d’organisation peuvent oublier de vous régler. Une relance au bon moment permet alors de leur rappeler ce qu’ils vous doivent afin qu’ils le règlent rapidement.

Pour que la relance soit bien efficace, l’idéal est de l’envoyer au bon moment. En outre, il est important de personnaliser la lettre de relance selon le profil de votre client. Très souvent, il arrive qu’on oublie de relancer tous les clients et parfois des erreurs se glissent dans les mails ou courriers envoyés. Dans ce cas, un outil d’automatisation des relances est la meilleure solution. Vous pouvez essayer cet outil sur le site www.clearnox.com qui permet d’envoyer les relances de façon automatique à tous les clients.

Se protéger efficacement avec des garanties

Vous pouvez aussi prendre certaines garanties chez vos clients pour vous protéger contre les effets des impayés. Comme les banques, demandez une caution qui s’engagera à payer la dette à la place de l’acheteur. En la matière, on distingue le cautionnement omnibus qui vous protège contre les dettes présentes et futures du client.

Une autre solution consiste à faire souscrire au client une garantie à la première demande. Il s’agit ici d’un engagement pris par celui-ci de vous régler une somme donnée dès la première demande. Vous pouvez aussi prévoir une clause de réserve de propriété dans les Conditions Générales de Vente. Dans ce cas, vous restez propriétaire des biens vendus tant que votre client ne s’est pas totalement acquitté de sa dette. Vous pouvez même récupérer vos articles si la facture est impayée.

Enfin, si vous avez affaire à la filiale d’une entreprise, vous pouvez demander que sa société mère se porte garante. Il faut donc que le conseil d’administration de la structure donne son aval. Cette solution est appelée une lettre d’intention.

L’utilisation des documents commerciaux comme moyen de protection

Les documents commerciaux sont le bon de commande, le bon de livraison, le devis, les CGV, la facture… Ils peuvent être utilisés pour prévenir les risques d’impayés. Le bon de commande ou le devis permettent de prouver que le client a passé une commande. En matière de recouvrement, le bon de commande s’avère donc très important.

Quant au bon de livraison, c’est la preuve que le client a été livré et qu’il a bien reçu les articles commandés à une date donnée. Les CGV sont beaucoup plus des documents contractuels dans lesquels vous précisez les clauses de la transaction commerciale. Elles peuvent contenir les modalités et conditions de règlement, un barème de prix, les conditions de réduction…

La bonne rédaction de ces différents documents vous permet plus tard de mieux gérer les éventuels litiges commerciaux.